ผู้ใช้งานระบบ TRS ประกอบด้วยบุคคลหลายกลุ่มที่มีบทบาทแตกต่างกันในการดำเนินการย้ายข้าราชการครู ได้แก่:
- ข้าราชการครูผู้ประสงค์ยื่นคำร้องขอย้าย ผู้ใช้งานกลุ่มนี้เป็นผู้ที่ต้องการย้ายไปดำรงตำแหน่งในสถานศึกษาอื่น โดยสามารถยื่นคำร้องขอย้ายผ่านระบบ TRS ได้ปีละ 2 ครั้ง ตามระยะเวลาที่กำหนด และต้องมีคุณสมบัติและเงื่อนไขครบถ้วนตามหลักเกณฑ์ รวมถึงต้องปฏิบัติหน้าที่สอนในสถานศึกษาปัจจุบันติดต่อกันมาแล้วไม่น้อยกว่า 24 เดือน. นอกจากนี้ ครูที่ประสงค์ขอย้ายสามารถค้นหาตำแหน่งว่างที่ประกาศและตรงกับความต้องการของตนเองได้ก่อนยื่นคำร้อง.
- ผู้อำนวยการสถานศึกษา มีหน้าที่ตรวจสอบคุณสมบัติและความถูกต้องของเอกสารหลักฐานของผู้ที่ยื่นคำร้องขอย้าย และให้ความเห็นว่าเห็นควรให้ย้ายหรือไม่ รวมถึงแนบความเห็นของคณะกรรมการสถานศึกษา. ผู้อำนวยการสถานศึกษาต้นทางต้องระบุด้วยว่าหากผู้ขอย้ายได้ย้ายออก จะต้องการครูวิชาเอกใดมาทดแทน. นอกจากนี้ ผู้อำนวยการสถานศึกษาปลายทางต้องแนบความเห็นของคณะกรรมการสถานศึกษาเมื่อมีครูขอย้ายเข้ามาในสถานศึกษา.
- เจ้าหน้าที่ของสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา สำนักบริหารงานการศึกษาพิเศษ และส่วนราชการอื่น เจ้าหน้าที่เหล่านี้มีหน้าที่ตรวจสอบเอกสารหลักฐานของผู้ที่ยื่นคำร้องขอย้ายอีกครั้งหนึ่ง และส่งข้อมูลไปยังผู้บริหารระดับสูงของหน่วยงานต้นสังกัดเพื่อพิจารณาให้ความเห็น.
- ผู้อำนวยการสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา ผู้อำนวยการสำนักบริหารงานการศึกษาพิเศษ และหัวหน้าส่วนราชการอื่น ผู้บริหารเหล่านี้มีหน้าที่พิจารณาให้ความเห็นเบื้องต้น และอนุมัติการลงทะเบียนแก่ผู้อำนวยการสถานศึกษาในสังกัด และมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลการประมวลผลคะแนนเพื่อประกอบการพิจารณาย้าย ซึ่งต้องยืนยันตัวตนด้วยรหัส OTP. นอกจากนี้ ผู้อำนวยการสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษา หรือหัวหน้าส่วนราชการ ต้องลงทะเบียนเพื่อกำหนดสิทธิ์การใช้ระบบ TRS ให้แก่เจ้าหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย
ผู้ใช้งานทุกคนสามารถเข้าสู่ระบบ TRS ได้ทางเว็บไซต์ https://trs.otepc.go.th ซึ่งรองรับการใช้งานจากคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์พกพา.